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MitarbeiterInnen im Betreuungsbüro sind normalerweise im Rahmen ihres Arbeitsvertrages zur Wahrung der Vertraulichkeit bei der Verarbeitung personenbezogener Daten verpflichtet. In Einzelfällen, in denen der Arbeitsvertrag keine Regelungen zur Geheimhaltung enthält, ist es erforderlich, dass die BetreuerInnen ihre MitarbeiterInnen eine Verpflichtungserklärung unterschreiben lassen. Die europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) enthält explizit keine Regelung zur förmlichen Verpflichtung der Mitarbeiter auf das Datengeheimnis. Dies führt jedoch nicht dazu, dass eine Verpflichtungserklärung (vormals in § 5 Bundesdatenschutzgesetz geregelt) nicht erforderlich ist. Mit Inkrafttreten der EU-DSGVO ist nicht das Datengeheimnis entfallen.

Sobald MitarbeiterInnen aufgrund ihrer Aufgabenstellung Zugang oder Kenntnis zu personenbezogenen Daten erhalten, ist der Arbeitgeber verpflichtet, auf die Wahrung der Vertraulichkeit hinzuweisen und es den MitarbeiterInnen zu untersagen, unbefugt personenbezogene Daten zu verarbeiten. Es ist darauf hinzuweisen, dass diese Verpflichtung auch nach Beendigung der Tätigkeit fort besteht.

Um einen Eindruck über eine schriftliche Verpflichtungserklärung zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen nach der DSGVO für MitarbeiterInnen zu bekommen, empfehlen wir unseren Mitgliedern, dass vom Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht entworfene Musterbeispiel anzusehen: Unterrichtung und Verpflichtung von Beschäftigten auf Beachtung der datenschutzrechtlichen Anforderungen nach der DS-GVO