Der Gesetzgeber hat für Betreuer keine Aufbewahrungsfrist für die Akten nach Beendigung einer Betreuung geregelt. Das führt bei vielen Betreuern zu einer großen Verunsicherung, weil in der Praxis häufig unterschiedliche Fristen diskutiert werden, denen keine Aufbewahrungspflicht für Betreuer zugrundliegt. Insbesondere werden steuer- oder handelsrechtlich relevante Fristen diskutiert und sehr häufig die unterschiedlichen Verjährungsfristen für Schadensersatz- (vgl. § 199 BGB) und Rechenschaftspflichten (§ 1872 Abs. 1 BGB) von 3, 10 oder gar 30 Jahren genannt.
Diese Diskussion hilft Betreuern in der Praxis nicht weiter. Vor allem kann sie dazu führen, dass unterschiedliche Aktenbestandteile unterschiedlich lang aufbewahrt werden, was grundsätzlich nicht empfehlenswert ist.
Wichtig ist zunächst, dass die Aufbewahrung im eignen Interesse stattfindet. Das bedeutet, dass weder die Betreuungsgerichte noch die Betreuungsbehörden im Rahmen der Aufsicht, die
Aufbewahrung für einen bestimmten Zeitraum anordnen oder gar die Nichtbeachtung einer Frist sanktionieren können. Es handelt sich also um eine Frage der Büroorganisation und der eigenen Absicherung, für den Fall, dass nach Beendigung der Betreuung Ansprüche geltend gemacht werden.
In diesem Zusammenhang ist dem BVfB der Hinweis wichtig, dass in jedem Prozess grundsätzlich der Anspruchsteller die Beweislast für die Anspruchsvoraussetzungen trägt. Für Pflichtverletzungen von Betreuern gilt das auch nach der Reform des Betreuungsrechts im Jahr 2023. In Prozess muss also z.B. eine Betreuerin nicht beweisen, dass sie keine Pflichtverletzung begangen hat, sondern der Kläger – zum Beispiel der Erbe – muss die Pflichtverletzung vortragen und beweisen.
Unabhängig von diesen Beweisproblemen, die häufig als Grund für eine lange Aufbewahrung der Akten genannt werden, empfiehlt der BVfB – rechtlich unverbindlich – die Aufbewahrung der Akten für 5 Jahre, beginnend nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Betreuung endete. Eine Akte für die Betreuung einer Person, die am 05. Mai 2025 verstorben ist, könnte dann mit Ablauf des Jahres 2030 vernichtet werden.
Sollten zu Beginn einer Betreuung Unterlagen vom Betreuten oder dritten Personen übergeben werden, empfiehlt es sich, nur Kopien in Empfang zu nehmen, damit diese später ebenfalls vernichtet werden können. Notarielle Urkunden sollten – soweit sie sich ausnahmsweise in Besitz von Betreuern befinden – niemals vernichtet werden.